Et system for rutiner og kvalitessikring må brukes i det daglige
og vedlikeholdes. Permer som støver ned er ingen tjent med.
PayBack fullversjonen har en modul for håndtering av styrende dokumenter. Kjært barn har
mange navn. Man finner styrende dokumenter omtalt som: kvalitetshåndbok,
kvalitetssystem, ISO 9001 implementasjon, m.v.
Dette settet med dokumenter er typisk organisert i nivåer. Det øverste
nivået inneholder dokumenter med strategi for firmaet, målsetninger
og andre overordnede dokumenter. Nivået under er rutiner, prosedyrer, m.v.
Det siste nivået er typisk dokumentasjon av internkontrollrutiner,
vernerunder, risikoanalyser, osv.
Hvorfor bruke PayBack til dokumentstyring?
Med et slikt system følger det en del krav og praktiske problemer som
må håndteres.
For å nevne noen:
- Versjonskontroll
- Godkjennelseprosedyrer
- Brukere må ha tilgang på siste versjon av dokumentet
- Det må sikres at brukere ikke benytter gamle versjoner av
dokumenter de har lagret lokalt eller skrevet ut
- Søk
- Vedlikehold av dokumenter, f.eks. må internkontroll rutiner
utføres jevnlig.
- Krav til maskiner hvor dokumentene kan leses
Features i PayBack
| Feature | Nytteverdi |
|---|
| Versjonskontroll |
Det er gjerne et krav at man skal ha tilgang til alle versjoner av rutiner
med videre. F.eks. om man foretar en inspeksjon må det sjekkes om det er brudd
på rutiner i forhold til rutinene som på tidspunktet det sjekkes mot. |
| Godkjenning |
Det kan være begrensinger på hvem som har lov til å endre rutinene. De
som endrer rutinene skal ikke nødvendigvis godkjenne endringene, osv. Alt
dette må gå frem av historikken. |
| PDF distribusjon |
Dokumenter kan forfattes i mange forskjellige typer programmer, men disse programmene
er ikke nødvendigvis tilgjengelig på maskinene hvor dokumentene skal leses.
Det kan også
være versjonsproblemer hvor den som forfatter dokumentet har en annen versjon av et
program en dem som skal lese dokumentet. PayBack
konverter de fleste vanlige dokumenttypene til PDF automatisk. Man kan også gjøre
konverteringen manuelt. Den automatiske konverteringen støtter Microsoft Office og
OpenOffice dokumenter. |
| Fritekstsøk |
Dokumenter som er lastet opp i PayBack blir indeksert slik
at man raskt kan søke seg frem til riktig dokument ved fritekst søk. Brukere som
er vant med søkemotorer på internett vil øyeblikkelig kjenne seg igjen her |
| Struktur |
Dokumentene legges inn i en struktur som kan navigeres for å finne frem.
Man kan f.eks. først klikke på HMS, hvilket viser alle dokumenter under HMS og
evt. gå videre til "HMS / Personskade" dersom man får opp for mange dokumenter
når man velger alle dokumenter under HMS.
|
| Internett tilgang |
Siden PayBack er en web applikasjon, har man selvsagt tilgang
til dokumentene så lenge man har tilgang til en nettleser og PayBack
serveren.
|
